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关于如何有效实施三标体系内审的思考
发布时间:2020年03月27日

  2020年3月17日至20日,北京中冶设备研究设计总院有限公司(以下简称“公司”)进行了为期三天半的质量、环境、职业健康安全管理体系内部审核(以下简称“内审”)工作。本次内审覆盖质量、环境、职业健康安全三个标准的所有适用条款,采用分组交叉审核的方法,通过与部门负责人及具体业务人员座谈、提问、抽样查阅记录文件等方式,全面深入地了解受审部门的贯标工作情况。

  2019至2020年的体系建设对于公司而言具有重要的意义,为对标新版职业健康安全管理标准和公司现行管理要求,结合公司组织机构和职能职责的调整,公司组织修订并发布了新版的管理手册和程序文件汇编,体系文件与公司管理实际进一步融合。此外,新冠肺炎疫情影响给此次体系审核过程中的组织、沟通和协调带来一定难度。公司在获得三标体系认证20年后,首次独立组织实施了今年的全部内审工作。

  内审是公司体系管理的重要工作,是公司内部实现自我诊断、自我评价和持续改进的重要手段,是贯彻新发展理念,坚持高质量发展,实现既定战略目标的有效途径。只有内审达到一定深度,才能提出深层次的改进要求,从而提升公司各项风险防控能力,确保产品和服务品质不断提高,树立优质企业品牌形象。所以如何实施有效的内审应该成为公司的持续关注点。

  一、领导重视是实施有效内审的关键

  此次审核中发现,公司体系建设得到公司领导及各部门、各单位、直管项目部的高度重视和支持,绝大多数受审核部门及领导经过近几年的体系运行和建设,对体系管理的认识有了明显的提高,都能以更加积极的心态和端正的态度参与审核。内审能否有效完成,管理流程能否持续有效运行,领导作用很关键。内部审核涉及管理体系覆盖的各个部门和单位,只有管理层从思想上高度重视,亲自主持并充分调动内审工作的积极性,内审工作才能顺利开展,管理体系才能持续有效运行。管理层把体系内部审核作为一项管理工作来抓,把传统的“管结果”变为“管过程、管要素、管结果”,将内审与公司的实际生产有机结合起来,使公司的管理体系从最初的“做”标准,到自觉“实现”标准,进而到“发展”标准的转变。

  二、高素质内审员队伍是内审的必要条件

  公司领导给予审核组成员充分重视,调动、激发了本次内审的积极性,审核组成员出色的完成了本次内审工作。有效实施内审,内审员的素质能力是必要的。本次内部审核的小组成员由管理者代表从公司各部门选拔出的具有一定经验的内审员组成,审核组组长由公司具有多年体系管理经验的部门领导担任。即使公司组织了内审员培训并通过了体系认证,也不能放松对内审员队伍的培养。要不断提高内审员的素质能力,经常组织内审员参加体系管理培训,结合行业特点和公司实际注重专业技术水平的提高。安排内审员参加外审迎检陪同,创造向外审专家学习的机会,或选派内审员参加子公司体系建设工作。这些措施不仅能够提高内审员的实战能力,还能够拓展思路,吸收先进的管理经验。

  三、内审策划是实施有效内审的基础条件

  公司实施内审前制定了详细的实施计划并发布了内审通知,明确了此次审核的组织机构、人员分工、内审时间、内审范围、内审方式等。参加审核的各部门、单位能够提前对照审核范围、体系文件和标准条款逐条准备受审资料,显著提高了本次审核的工作效率,在三天半的时间内完成了对公司各单位、各部门的全部审核工作,形成了不符合项报告及内审报告。说明了开展审核前,要有一个策划过程,并应形成书面文件。只有进行详细的策划,才能确保体系内审有序进行,为实施有效审核打下基础。

  内审是一项系统化、文件化的复杂验证过程,涉及公司的所有部门、审核标准的所有要素,是促进体系不断完善不可缺少的管理环节,是公司贯彻新发展理念,坚持高质量发展,实现既定战略目标的重要手段。只有实施有效的内审,才能确保体系有效运行,使之处于持续改进之中,而体系有效运行是公司管理不断提升与改进的源动力。

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